Utilizar la combinación de correspondencia para crear e imprimir cartas y
otros documentos.
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un
conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos
clientes o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene
el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las
cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre
de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o
etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1. Configurar el
documento principal. El documento principal contiene el texto y los
gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por
ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
2. Conectar el
documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que
contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los
nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista
de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una
copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de
datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos
elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias
sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué
elementos (registros) incluir.
4. Agregar
marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a
los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los
campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una
vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.
Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir
todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar
correspondencia.
Sugerencia También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Sugerencia También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Configurar el documento principal
1. Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto.
Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En el grupo Iniciar
Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar
Combinar correspondencia.
3. Haga clic en el
tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
·
Un conjunto de sobres El remite es el
mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno
de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el
tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre
del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
·
Un conjunto de etiquetas de dirección Cada etiqueta
muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección
de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias
para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
·
Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo
electrónico El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero
cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su
nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en
Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.
·
Un catálogo o directorio Para cada elemento
se indica el mismo tipo de información, como su nombre o su descripción, pero
el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio
para crear este tipo de documento.
Reanudar una combinación de correspondencia
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia,
podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más
adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y
de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar
correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas
cuando reanude la combinación.
1. Cuando esté listo
para reanudar la combinación, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el
documento, que ejecutará un comando SQL.
2. Puesto que este
documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos,
haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que
estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para
impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
3. Haga clic en la
ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Conectar el documento a un origen de datos.
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a
un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente
de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de
correspondencia.
Elegir un archivo de datos
1. En el grupo Iniciar
combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar
destinatarios.
2. Siga uno de estos
procedimientos:
·
Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar
de los contactos de Outlook.
Establecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente
es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema.
A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:
No encuentro la carpeta Contactos de Outlook
Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como
libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su
perfil de usuario de Outlook.
Activar la propiedad Mostrar la
carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico
1. En Microsoft Office
Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
2. Haga clic con el
botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que
contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y
haga clic en Propiedades.
3. En la ficha Libreta
de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar
la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada
y haga clic en Aceptar.
Cambiar el perfil de usuario de
Outlook
El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico
y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si
comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones
para usos diferentes, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la
combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta
Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible.
Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le
pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que
desee utilizar en la combinación de correspondencia.
Si no se le pide que elija ningún perfil y sabe que tiene varios, quizás
desee configurar Outlook de forma que sí se le pida. Para ello:
1. Cierre Outlook.
2. En el Panel de
control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga clic en Correo.
3. Haga clic en Mostrar
perfiles.
4. Para que se le pida
que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar
un perfil y, a continuación, en Aceptar.
Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las
tablas
Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de
correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de
correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un
mensaje de error que dice:
"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el
cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft
Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado".
Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de
correspondencia, siga este procedimiento:
1. Salga de Word.
2. En el menú Herramientas
de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga
clic en la ficha Programas.
3. En Correo electrónico,
haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.
Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de
correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.
No puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook
almacenada en las Carpetas públicas
Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar
con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas,
recibe un mensaje de error que dice lo siguiente:
"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base
de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".
Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje de error.
Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como
archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la
combinación de correspondencia de Outlook.
Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta
Contactos
No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de
direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte
su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y
después conecte con dicho archivo.
Exportar la libreta de
direcciones de Outlook Express:
1. Inicie Microsoft
Outlook Express.
2. En el menú Archivo,
elija Exportar y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones.
3. En el cuadro de
diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic
en Archivo de texto (valores separados por comas) y después en Exportar.
4. En el cuadro Guardar
el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a
continuación, haga clic en Examinar.
5. En el cuadro de
diálogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la
ubicación donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta
útil guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de
datos de su carpeta Mis documentos. Ésa es la primera ubicación en
la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una
combinación.
6. Haga clic en Siguiente.
Active las casillas de verificación que aparecen junto a los campos que desea
exportar y haga clic en Finalizar.
Nota Cuando decida qué campos exportar,
piense en las cartas modelo, mensajes de correo electrónico o etiquetas que
desea crear con la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si nunca
incluye apodos o sitios Web personales en sus documentos combinados, no exporte
esos campos.
7. Cuando reciba el
mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportación, haga
clic en Aceptar.
8. Para cerrar el
cuadro de diálogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones,
haga clic en Cerrar y, a continuación, salga de Outlook Express.
Cuando vuelva a Word para realizar la combinación de correspondencia y
llegue al paso de conexión con un archivo de datos, elija la opción Utilizar
una lista existente y desplácese para buscar el archivo .csv que acaba de
exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el
carácter separador usado para separar unas columnas de otras de su lista de
direcciones. Haga clic en Coma y, a continuación, en Aceptar.
·
Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, una base de
datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar
lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar
origen de datos.
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de
cálculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar
datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar
todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios
que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres
comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) definida en la base
de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo
en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el
archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos
los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de
correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
·
Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila
única, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base
de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para
llegar a muchos tipos de orígenes de datos, entre los que se incluyen datos
relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de cálculo.)
o un controlador ODBC (ODBC
(Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos
entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje
de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.).
Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
·
Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla
debe contener nombres de columna y las demás filas deben contener datos.
·
Libretas de direcciones electrónicas:
·
Libreta de direcciones de Microsoft Outlook
·
Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0
·
Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificación de
interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envío de mensajes
y trabajo en grupo (incluidos el correo electrónico, el correo de voz y el fax)
trabajar con un único cliente.) como, por ejemplo, Microsoft
Outlook.
·
Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola
tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los
registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de encabezado (origen de
encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de
encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un
documento principal de combinación de correspondencia.) como origen
de datos.
·
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos:
categoría de información que corresponde a una columna de información en un
origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila
(registro inicial) del origen de datos. "CódigoPostal" y "Apellidos"
son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados
por marcas de tabulación o comas, y registros de datos (registro de
datos: conjunto completo de información relacionada que corresponde a una fila
de información en el origen de datos. Toda la información referente a un
cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de
datos.) separados por marcas de párrafo.
Si el archivo de datos es una hoja de cálculo de Excel que incluye
porcentajes, valores de moneda o códigos postales, puede conservar el formato
numérico de los datos mediante la opción Intercambio dinámico de datos para
conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que
un código postal de cinco dígitos como 07865 contenido en el archivo de datos
no se muestre como el número 7865 (sin el cero a la izquierda).
Antes de conectar con la hoja de cálculo, siga estos pasos en Word:
1. Haga clic en el botón
de Microsoft Office
y, a
continuación, haga clic en Opciones de Word.
2. Haga clic en Avanzadas.
3. Desplácese hasta la
sección General y active la casilla de verificación Confirmar
conversiones del formato de archivo al abrir.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Con el documento
principal de la combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar
Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar
destinatarios y, a continuación, haga clic en Usar lista existente.
6. Busque la hoja de
cálculo de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y
haga doble clic en ella.
7. En el cuadro de
diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de
MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.
Nota Si no aparece el elemento Hojas de
cálculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la casilla de verificación Mostrar
todo.
8. En el cuadro de
diálogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de
celdas el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información
que desea combinar y haga clic en Aceptar.
Nota Para evitar que se le pregunte cada
vez que abra un archivo de datos, puede desactivar la opción Confirmar
conversiones al abrir después de haber establecido la conexión con la hoja
de cálculo.
·
Si todavía no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una
nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrirá para crear su
lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede
utilizar posteriormente.
Nota Si ha instalado 2007 Microsoft Office
System (en vez de instalar Microsoft Word de forma independiente), también
puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar
todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios
que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres
comodín y paréntesis para limitar la búsqueda.) y recuperar los
datos que desee de un origen de datos
externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los
que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o
una base de datos de Microsoft Access.).
Volver al principio
Acotar la lista de destinatarios o de elementos
Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee
combinar en el documento principal la información contenida en todos los
registros de ese archivo de datos.
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:
Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:
1. En el grupo Iniciar
combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar
lista de destinatarios.
2. En el cuadro de
diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de
estos procedimientos:
·
Seleccionar registros individuales Este método
resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación
junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto
a los destinatarios que desee excluir.
Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación,
puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y
seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir
la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de
encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros
que no desee incluir.
·
Ordenar registros Haga clic en el título de columna
del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético
ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para
ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A).
Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar
bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de
clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar
y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las
direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los
apellidos y los códigos postales por orden numérico.
·
Filtrar registros Esta función resulta útil si la
lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinación. Una vez
filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificación para incluir y
excluir registros.
Para filtrar los registros, siga este procedimiento:
1. En Restringir
lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
2. En la ficha Filtrar
registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar, elija los
criterios que desea utilizar para el filtro.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal únicamente para
las direcciones que contengan Australia como país o región, haga clic en País
o región en la lista Campo, en el elemento Igual a de la
lista Comparación, y en Australia en la lista Comparado con.
3. Para restringir aún
más el filtro, haga clic en Y o en O y especifique más criterios.
Por ejemplo, para generar copias del documento principal sólo para las
empresas de Munich, podría filtrar por los registros cuyo campo Ciudad
contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compañía no
esté en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este
filtro, la combinación de correspondencia incluye todas las direcciones de
Munich así como todas las direcciones que incluyen un nombre de compañía,
independientemente de la ciudad.
Nota Si ha instalado software de
validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro
de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para
validar las direcciones de los destinatarios.
Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de
correspondencia, a los documento
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará
listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que
indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento.
Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en
esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo
o una dirección.
Nota Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
Nota Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
Qué ocurre al realizar la combinación
Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de
datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer
documento combinado. La información de la segunda fila del archivo de datos
reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente.
Trabajar con campos: ejemplos
Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al
documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar
cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrónico y otros documentos
combinados. Por ejemplo:
·
Suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones
locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual.
Si su archivo de datos contiene una columna Organización con el nombre de cada
empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo
«Organización» en lugar de escribir el nombre de cada organización específica.
·
Imagine que trimestralmente envía mensajes de correo electrónico a sus
clientes informándoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para
personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna
NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribirá notas como, por ejemplo
"Sra. García, este nuevo artículo es exactamente lo que estaba
buscando". Colocando un campo «NotaPersonal» en el documento principal,
puede incluir esas notas al final de mensajes concretos.
·
Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletín y
que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que
se indica la fecha en que finaliza cada suscripción. Si coloca un campo
«FechaCaducidad» en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la
combinación de correspondencia, los suscriptores podrán ver sus respectivas
fechas de caducidad en sus etiquetas postales.
Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuación. Por
ejemplo, para crear una dirección, puede colocar los campos en el documento
principal de esta manera:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo:
«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Código postal» «Ciudad», «Estado o provincia»
Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de dirección o líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre sí una serie de campos. Por ejemplo:
·
El campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos que
incluye el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.
·
El campo Línea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre,
dependiendo del tratamiento de cortesía elegido.
Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos.
Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (Sr.
Javier García Saavedra), mientras que, en el saludo, podrá optar por usar
"Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos
que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea
necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las
columnas del archivo de datos.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.
Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.
Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha.
Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word hizo coincidir automáticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los demás elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre.
En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesía, Identificador único y Segundo nombre no estén asignados. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.
Escribir el contenido y agregar campos
1. En el documento
principal, haga clic donde desee insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir
e insertar campos de la ficha Correspondencia.
3. Siga uno de estos
procedimientos:
1. Haga clic en Bloque
de direcciones.
2. En el cuadro de
diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de
dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
3. Si aparece el
cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado
la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha
situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del
origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de
correspondencia.
1. Haga clic en Línea
de saludo.
2. Seleccione el
formato de línea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la
puntuación.
3. Seleccione el texto
que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede
interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos
no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino sólo el nombre de una
compañía.
4. Haga clic en Aceptar.
5. Si aparece el
cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado
la información necesaria para la línea de saludo. Haga clic en la flecha
situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del
origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de
correspondencia.
Puede insertar información desde campos individuales, como nombre de
pila, número de teléfono o el importe de un donativo de una lista de donantes.
Para agregar rápidamente un campo desde su archivo de datos al documento
principal, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de
combinación y haga clic en el nombre del campo.
Para obtener más opciones con el fin de insertar campos individuales en
el documento, siga este procedimiento:
1. En el grupo Escribir
e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar
campo de combinación.
2. En el cuadro de
diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
·
Para seleccionar campos de dirección que se correspondan automáticamente
con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no
tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de dirección.
·
Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una
columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
3. En el cuadro Campos,
haga clic en el campo que desee.
4. Haga clic en Insertar
y, a continuación, en Cerrar.
5. Si aparece el
cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word
no haya encontrado la información necesaria para insertar el campo. Haga clic
en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione
el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la
combinación de correspondencia.
Nota Si inserta un campo de la lista Campos
de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga
ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de
dicho campo en el documento combinado.
La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el
documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde
Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los
campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la
combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se
abre Word automáticamente y puede completar la combinación.
Configurar una vista de los
contactos con campos personalizados
1. Arrastre el campo
que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna.
Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación
que desee.
2. En los Contactos
de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a
continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
3. Haga clic con el
botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic
en Selector de campos.
4. En la lista
desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos
definidos por el usuario en la carpeta.
Nota Puede agregar un nuevo campo al
cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la
parte inferior.
5. Una vez agregados a
la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector
de campos.
6. Para quitar un
campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en
el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de
teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.
Ejecutar la combinación de
correspondencia desde Outlook
1. En Contactos de
Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla
MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo
presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea
incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic
en ningún contacto.
2. En el menú Herramientas,
haga clic en Combinar correspondencia.
3. Si ha seleccionado
contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia,
haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los
contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la
vista actual.
4. Si ha configurado
la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea
utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la
vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de
Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la
combinación.
5. Si desea generar un
nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga
clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento
existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento
que se debe utilizar como documento principal.
6. Si desea guardar
los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a
utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a
continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos
se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y
coma.
7. Seleccione las
opciones de combinación que desee usar.
·
Cartas modelo Preparar un lote de cartas para
realizar un envío masivo de correo.
·
Etiquetas postales Configurar
etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo.
·
Sobres Configurar sobres para un envío
masivo de correo.
·
Catálogo Crear un único documento que
contenga un catálogo o una lista de direcciones.
·
Nuevo documento Generar documentos combinados que
pueda editar por separado en Word.
·
Impresora Enviar los documentos combinados
directamente a la impresora predeterminada.
·
Correo electrónico Generar documentos
combinados diseñados para ser usados como mensajes de correo electrónico.
Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en la ficha Correspondencia
del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a
continuación, haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La
línea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos
para combinar correspondencia de Outlook.
8. Haga clic en Aceptar.
Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro
del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece
junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos
que desee agregar al documento.
Notas
·
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »»)
manualmente ni utilizar el comando Símbolo del menú Insertar,
sino que se debe utilizar la característica de combinación de correspondencia.
·
Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como {
MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo (código de campo:
texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información
especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un
resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo
de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (resultados
de campo: texto o gráfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word
realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte
los códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos de
campo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los
resultados, haga clic con el botón secundario del mouse en el código de
campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo
en el menú contextual.
Aplicar formato a los datos combinados
Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como por ejemplo
Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel, almacenan como datos sin
formato la información escrita en las celdas. El formato que se aplique en
Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los
datos sin formato. Cuando se combina la información de un archivo de datos en un
documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tienen aplicado.
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.
Volver al principio
Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele el formato que desee, de la misma manera que lo haría con cualquier otro texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas de combinación (« ») que rodean el campo.
Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y
finalizarla
Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para
obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté
satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de
correspondencia.
Obtener una vista previa de la combinación
Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar
los cambios antes de completar efectivamente la combinación.
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:
Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:
·
Haga clic en Vista previa de resultados.
·
Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo
registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
·
Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar
destinatario.
Nota Haga clic en Editar lista de
destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la
ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios
de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar
destinatarios si ve registros que no desea incluir.
Finalizar la combinación
Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente,
así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de
ellos.
Imprimir los documentos
combinados.
1. En el grupo Finalizar
de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y,
a continuación, en Imprimir documentos.
2. Decida si desea
imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada
momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro.
Cambiar copias individuales del
documento
1. En el grupo Finalizar
de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y,
a continuación, en Editar documentos individuales.
2. Elija si desea
editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada
momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un
solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.
Guardar el documento principal
Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del
documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si
desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.
Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.
Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.
·
Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del
primer registro ya combinada.
·
Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento
principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un
documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del
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